Accrediti digitali per 2.000 espositori.
Organizzatore di una fiera B2B settoriale, 2.000 espositori e 60.000 visitatori per edizione. Nome anonimizzato. Numeri e tempistiche reali.
Fiera storica del suo settore, 20+ edizioni all’attivo.
Excel, moduli cartacei, sistema in-house datato
Fino al 2023 la macchina organizzativa girava su una combinazione di Excel, moduli cartacei, mail e un vecchio sistema per la gestione espositori. Formula collaudata, ma che mostrava il fianco su tre fronti.
- Accrediti espositori: 2.000 aziende inviano PDF con l’elenco personale, tutto ribattuto a mano → 15 giorni di lavoro pre-fiera
- Controllo accessi: 60.000 visitatori attesi, badge controllati visivamente, code lunghe nei picchi
- Zero visibilità in tempo reale: sull’affluenza per padiglione, sui flussi, sui top-visited stand
Digitalizzare senza complicare la vita agli espositori
Molti espositori sono aziende medio-piccole che non vogliono imparare nuovi sistemi. La soluzione doveva sparire dietro un’esperienza semplice: form breve, badge PDF, accessi con QR.
FairEvent customizzato
Portale espositori
Link personalizzato → form breve con personale → badge PDF con QR generati automaticamente. Zero ribattitura lato organizzatore.
Controllo accessi mobile
20 tablet con lettore QR ai varchi. Scan → controllo DB → apertura tornello in 500ms. Code sparite ai picchi.
Dashboard organizzatore
Portale real-time: persone in fiera, distribuzione per padiglione, orari picco, top-visited stand. Tutto dal telefono durante la manifestazione.
Reportistica post-evento
A fiera finita, dati già consolidati. Statistiche complete entro 48 ore. Follow-up commerciale immediato.
KPI misurati
- -85% tempi accreditamento espositori (da 15 giorni pre-fiera a 2 giorni)
- Zero errori di ribattitura nei badge (erano 40-50 correzioni last-minute)
- Ingressi 3x più veloci ai varchi (scan QR vs controllo visivo)
- Dashboard real-time durante l’evento (era zero visibilità)
- Report post-evento in 48 ore (erano 2-3 settimane)
- Sistema riutilizzato in 3 edizioni successive
Perché ha funzionato. Partire da un prodotto verticale consolidato (FairEvent) e adattarlo, invece che partire da zero, ha ridotto i tempi di 6-8 mesi. L’esperienza per l’espositore è stata volutamente “silenziosa”: scaricare un badge e andare. Nessun training, nessuna curva di apprendimento.
Un caso simile al tuo?
Se hai una situazione paragonabile, prenota una discovery gratuita di 30 minuti. Nessun impegno.